Jó néhány ügyfelünk dolgozik még mindig az Excel-fájlokkal, ahelyett (is akár), hogy a már meglévő adatbázisát kihasználná.
Hogy miért? Mert van egy bevált megoldásuk.
Látszólag...
Kinyerik a szükséges adatokat az adatbázisból Excel-be, majd manuálisan belerakják a megfelelő üzleti logikát kalkulációk formájában. Az ügyesebbeknek már sablon Excel-e is van erre a célra, így a folyamat természetesen lerövidíthető, de mivel a dátumok mindig változnak, gyakorlatilag nulláról generálják újra a fájlokat és a kimutatásokat.
Mit lát a vezető?
„Van megoldásunk.”
Mennyi ideig tart?
„Havonta több óra, de van rá két emberünk, aki megoldja.”
Mi fejlesztők sokszor találjuk magunkat szembe ezzel a problémával, amikor az ügyfeleink fejlesztéseket kérnek, arra a célra, hogy még több adatuk lehessen Excel fájlban, hogy még összetettebb kalkulációkat használhassanak. És nagyon nehéz ellentmondani és elhitetni a felhasználóval, hogy az egész folyamatát automatizálhatjuk, úgy, hogy soha többet ne kelljen ezzel bajlódnia.
Hoztam egy konkrét példát a legutóbbi fejlesztésünkből készletkezelés témakörben.
Ügyfelünk két lelkes adminisztrátora havi egyszeri rutinként a következő feladatokat látta el - az általuk kért - generált Excel fájlokkal:
- Korábbi fejlesztés eredményeként van a készletükről egy nagyjából háromezer soros aktuálisan generált Excel-ük, amelyben egy oszlop jelzi nekik az aktuális készletet és egy másik oszlop az alacsony készletet (ez átlagosan 300 sor).
- Egy másik szintén generált fájlban a készletre vonatkozó megrendelések voltak.
- Egy harmadik fájlban pedig a készletre vonatkozó adatok az elmúlt időszakból.
Feladatuk a következő volt:
Az alacsony készlettel rendelkező komponensek kigyűjtése, ezekhez megnézni, hogy van-e nyitott megrendelés, nehogy rendeljünk, ha már rendeltünk például előző héten, csak még nem érkezett meg.
- Ha van rá nyitott megrendelés, akkor kellene hozzá a tervezett kiszállítás időpontja, hogy lássuk késik-e, a beszállító neve, hogy felvehessük a kapcsolatot, ha szükséges.
- Ha nincs rá nyitott rendelés, akkor rendelni kell aszerint, hogy az elmúlt hat hónapban mennyit rendeltünk és mennyi fogyott.
Erre a feladatra havonta két ember nagyjából másfél napot szánt. Számokban kifejezve legalább 24 órányi munka havonta, amely 24*12= 288(!) óra évente, hiszen minden hónapban meg kell ezt csinálni. Ennyi kell ahhoz, hogy az Excel-ekből hozzájussanak a megfelelő információhoz csak ebben az esetben.
Kell legyen valami idő- és költség-hatékonyabb megoldás! Van is!
Az adatok megvannak az adatbázisban. Így nem volt más dolgunk, mint írni egyetlen egyszer egy – ebben az esetben az átlagnál kicsit bonyolultabb – SQL tárolt eljárást, amely teljes egészében lefedi a fenti folyamatot. Ez forrása lett egy riportnak (egy felületen jelenítjük meg az összes döntéshez szükséges adatot), amelyet aztán webes felületen egy gombnyomással futtathatunk. Bármikor futtathatjuk, mert automatikusan figyeli az aktuális dátumot és minden pillanatban friss adatokat szolgáltat.
Így a havonta ráfordított idő erre a konkrét feladatra 24 óráról úgy öt percre csökken (Megnyitjuk a böngészőt, beírjuk a riportszerver címét és rákattintunk a megfelelő riportra, majd futtatjuk egy gomb megnyomásával, az eredményt pedig Excel-be is exportálhatjuk, ha van igény utómunkálatokra más folyamatok kapcsán).
Na persze, halom programozás mondhatnád! Drága fejlesztési költség, a szoftverről nem is beszélve! De nem!
Nézzük először a szoftvert! Már írtam a blogon az üzleti felhasználásra is ingyenes Microsoft SQL Server Express termékcsaládról, amely kisvállalkozások, sőt jó néhány esetben a középvállalatok számára is elegendő. Ebben lehet az adatbázisod és az SQL-ben megírt lekérdezéseid, amelyek az állandó adatforrásai lesznek a riportjaidnak.
Az SQL Server Express Advanced verziója pedig tartalmazza a Reporting Services szolgáltatást, amely egy előre elkészített webes futtató környezetet biztosít az általunk készített riportok számára, Excel és PDF exporttal kiegészítve. Mindezt ingyen és programoznunk sem kell a futtató környezetet!
Szükségünk van egy Visual Studio-ra is, amelynek szintén elérhető ingyenes verziója, amellyel létrehozhatjuk a riportjainkat, amelyek a legtöbb esetben pár kattintással és elemek felületre „húzkodásával” is elkészíthetőek, ismét klasszikus programozás nélkül!
Tegyük fel, hogy nem magunk készítjük el a bonyolultabb riportjainkat, akkor is a fejlesztési költség – ha van már adatbázisod, akkor minimális - hiszen az SQL összeállítása után, amely azért jellemzően nem vesz heteket igénybe, nem sok kell egy-egy átlagos riport összeállításához.
Ha te magad vagy egy beosztottad készíti ezeket, mert megtanulta nálam hogyan kell, akkor még olcsóbb! :-)
„Van megoldásunk” hangzott egy évvel korábban a vezető válasza. De mennyibe kerül 288 munkaóra szemben az egyszeri költséggel, amelyet az adatbázis megtervezése és létrehozása kíván? Amelyből azután korlátlan számú, saját folyamatainkra szabott riportot készíthetünk vagy akár készíttethetünk.
Nem beszélve arról, hogy egy jól működő cégben valószínűleg nem a fenti folyamat az egyetlen, amelyet automatizálni lehet, értékes munkaórákat is nyerve ezzel, nem elfelejtve, hogy az idő pénz...