Az induló, sőt olykor működő vállalkozások jó része is ösztönösen az Excel-hez nyúl először, ha adatokat kell tárolnia. Legyen szó ügyfelekről, rendelésekről, beszerzésekről, eladásokról és még sorolhatnám. Kezdetben talán ez az egyik legjobb megoldás erre célra.
A vállalkozásod fejlődésével azonban előbb utóbb eléred azt a határt, amikor már olyan mennyiségű adatod keletkezik, hogy nem csak MEGÉRNÉ TOVÁBBLÉPNED és ADATBÁZISBA SZERVEZNI AZ ADATAIDAT, hanem LÉTKÉRDÉS a folyamatok optimalizálása és elemzése szempontjából.
Nem utolsó sorban pedig, komoly VERSENYELŐNYhöz juthat a vállalkozásod azáltal, hogy könnyebben eléred az üzleti döntéseidhez elengedhetetlen adatokat, információkat, így adott esetben gyorsabban tudsz reagálni a versenytársaknál.
1) Bizonyára Te is tapasztaltad, hogy EXCEL-BEN NAGYJÁBÓL 100 SORNYI ADATOT LEHET KÉNYELMESEN ÁTLÁTNI
Ennél több adattal dolgozni már jellemzően nem a “pár perces feladat” kategória. Sokan nagyon értenek az Excel-hez és lazán dolgoznak több ezer sorral is. Azonban gyakran kiderül, hogy ahhoz, hogy egy komolyabb kimutatás vagy riport elkészüljön, akár több órát is rá kell hogy szánjanak a feladatra.
2) Ha NEHÉZKES MEGTALÁLNI VAGY ELEMEZNI AZ ADATOKAT
Konkrét adatot megtalálni könnyű. De Neked arra van szükséged, hogy adatok adott szempontok szerinti csoportjaival dolgozz, kiegészítve ilyen-olyan feltételekkel, és még kalkulációkat is kell végezned rajtuk. Megoldod, mert meg tudod oldani, de mennyi idő árán? Elég gyorsan? Milyen jó volna egy riport, amely gombnyomásra megcsinálja ezt, nem?
Egy esettanulmány ebben a témában.
3) Ha TÖBBEN HASZNÁLJÁTOK UGYANAZT AZ EXCEL FÁJL-t
Növekszik a vállalkozásod, a feladatokat, ebből adódóan az adatokat is megosztjátok egymás között. Ilyenkor fennáll a veszély, hogy mindenki a maga elképzelései szerint módosítja az Excel fájlt és erről nem értesül a másik. Egy idő után ahány ember annyiféle verzió. Előbb-utóbb azonban szembesültök néhány kérdéssel: “Akkor most kiét használjuk?”, "Attól függ kié mit tartalmaz", "Kinek a megoldása jó?".
4) MINDENKI a saját munkakörének megfelelően EXCEL FÁJLOK SOKASÁGÁT HOZZA LÉTRE.
Előbb utóbb lesznek olyan Excel-ek, amelyek fedik egymást, mert a készítője nem tudta, hogy valaki már megoldotta az adott feladatot. Ugyanazt, azonban kicsit máshogy, mert szerinte úgy kell, a másik szerint viszont nem úgy. Vezető legyen a talpán, aki ki tudja választani a számára megfelelőt, főleg, ha a készítője egyszer csak céget vagy pozíciót vált.
5) Végezetül VAJON BIZTONSÁGOS?
Az Excel-ben nem állíthatsz be jogosultságot, hogy ki milyen adatokat láthat. Arról nem is beszélve, hogy az Excel-t simán elküldheted e-mail-ben, ami az egyik előnye, de csak addig, amíg nem a konkurenciának megy...
Sok szempontot lehetne még felsorolni, de ha a fentiek valamelyikét tapasztalod - akár a saját munkád során is- , akkor érdemes mérlegelned, hogy egy ADATBÁZIS és a SAJÁT FOLYAMATAIDRA SZABOTT RIPORTOK, hogyan NÖVELNÉK a feladatok elvégzésének HATÉKONYSÁGÁT.
Megoldást keresel?