„Ugyan, minek nekem adatbázis?” „Nincsenek is adataim”
„A kisvállalkozásoknak nem éri meg ezzel foglalkozni”
Sokszor válaszolnak így nekem, amikor feldobom a témát. Tényleg így lenne?
A minap találkoztam egy kedves ismerősömmel. Elmondta, hogy amikor épp nem az unokáival vagy a kertjével foglalkozik, akkor a szabadidejében még mindig kézműves dolgokat készít ismerősöknek illetve ismerősök ismerőseinek. Nagyon örültem a találkozásnak és mivel az én gyermekeimnek is készített szebbnél szebb dolgokat, megbeszéltük az újabb kívánságlistámat.
Ő is kikérdezett engem és elmondtam, hogy még mindig adatbázisokat, riportrendszereket tervezek, fejlesztek, és ezt mostantól oktatni is szándékozom, csak már a családi vállalkozásunk égisze alatt. Automatikusan adódott a kérdés, hogy nem kellene-e neki is egy adatbázis, meg néhány riport. Nagyot nevetett.
„Ugyan, minek nekem adatbázis?” „Csak hobbi szinten csinálom"
„Jól jön egy kis pluszbevétel, meg nincs is olyan sok eladásom.”
Pár pillanat alatt meggyőztem, hogy akkor legalább hadd gyakorolhassam az ő kis „mikro-vállalkozásán” a tudományom, és ha meg tudom győzni, akkor varr nekem egy baglyos kulcstartót ajándékba. Megegyeztünk.
Megkértem, hogy a segítségemmel próbáljuk meg összegyűjteni, hogy „kinek, mit, mennyiért és mikor adott el eddig". Ez már külön kihívás volt, kimásolgatni egyenként a számlatömbből, de leküzdöttük.
El is készítettem egy Excel-táblát, hogy lássuk egyben az adatokat. A fejléc adott volt a „kinek, mit, mennyiért és mikor” kérdésem után: Vevő neve, Termék neve, Ár, Vásárlás dátuma.
Több mint százötven sorunk lett. Némi Excel tudást alkalmazva rendeztem a sorokat, azaz szétválasztottam az adott évre vonatkozó adatokat, azokat tovább bontottam hónapokra és így képeztem bevételi összegeket. Néhány kiemeléssel és színezéssel kicsinosítottam, hogy áttekinthetőbb legyen. Nem volt hosszú idő, de ha ezt minden egyes alkalommal meg kellene csinálni, ha kimutatást szeretne az ember, akkor már igencsak sok időráfordítás, főleg ha nem Excel guru az ember.
Végül megmutattam az elkészült Excel táblát. Pár percig szótlanul nézegette, aztán elmosolyodott.
„Nahát. Nem is hittem volna.”
Megkérdeztem, hogy „Mit látsz az adatokban?”.
„Hát, ha csak végignézem a havi összegeket, akkor látható, hogy az augusztus szeptember nagyon erős hónap.
Tényleg, így belegondolva, húzós volt, rengeteg munkám volt.
A termékeket elnézve az iskolakezdés miatt. És az előző év? Ott is… Ha ezt tudom,
akkor az év gyengébb időszakában csinálok néhányat belőle, így nem kell visszautasítanom senkit.”
Csak mosolyogtam, már ennyi haszna volt legalább az adatgyűjtésnek. Aztán ő folytatta.
„Nahát, ők ilyen sokszor vásároltak?” „Erre nem is emlékeztem, hogy ezt ilyen sokan kérték”
„Ebből ilyen sok pénz bejött? Pedig mennyi munka van vele!”…
Már vártam, hogy kibukjanak belőle az adatokból ilyen megjelenítésben nem látszó információk iránti érdeklődés.
„És azt nem lehetne egyszerűen megnézni, hogy kik a leggyakoribb vevők?”
„Vagy melyek a legkelendőbb termékeim?” „És azt, hogy …”
„Nem csinálnál nekem olyan Excel táblát is?”
Próbáltam rávezetni, hogy mi a probléma ezzel. Ha újabb adatai keletkeznek, azok egyre átláthatatlanabbak lesznek a táblázatkezelőben. Ha meg is mutatom, hogy kell csinálni ilyen jellegű kimutatásokat Excel-ben, egyre nagyobb adathalmazzal kell dolgozni, nagyobb a hibázási lehetőség és macerás is, nem beszélve arról, hogy kinek van erre ideje?!
„De akkor mit lehetne tenni?!”
„Hát, szükséged van egy adatbázisra” :-)